La prise en charge des frais de transport par l’employeur : le guide

Les trajets domicile-travail peuvent rapidement peser sur le budget des salariés. Mais saviez-vous que dans certains cas, l’employeur est obligé de contribuer à ces frais ? Découvrez dans cet article ce que dit la loi et comment en bénéficier.

Est-ce que l’employeur doit prendre en charge les frais de transport ?

En France, l'employeur a l’obligation de participer aux frais de transport des salariés dans certains cas spécifiques. 

Cette obligation concerne les salariés, dont ceux à temps partiels et les stagiaires, qui utilisent les transports publics ou qui pratiquent le covoiturage pour se rendre sur leur lieu de travail. Plus précisément, l’article L3261-2 du Code du travail impose à l’employeur de rembourser une partie des abonnements de transport public, qu’il s’agisse d’un abonnement de bus, de train, de métro ou de tramway. Cette prise en charge est fixée à un minimum de 50% du coût de l’abonnement, ce qui représente une aide précieuse pour les salariés et constitue un levier pour les employeurs cherchant à améliorer les conditions de travail.

Cette obligation ne couvre pas les déplacements effectués en véhicule personnel. Néanmoins, rien n’empêche l’employeur de décider de prendre en charge d’autres formes de frais de déplacement à titre volontaire, notamment pour les salariés qui n’ont pas d’autre choix que d’utiliser leur propre véhicule. Cela peut se faire sous forme d'indemnités kilométriques, par exemple, bien que cela ne soit pas une obligation légale.

Quels moyens de transports peuvent être pris en charge ?

Le remboursement des transports publics

L’obligation de prise en charge concerne principalement les abonnements aux transports publics, ce qui inclut les trajets effectués en bus, métro, tramway, RER, train et les locations de vélo. Cette aide peut s'étendre à des abonnements régionaux ou nationaux pour les salariés qui doivent parcourir de longues distances quotidiennement. Les titres de transport achetés à l'unité ne sont pas éligibles au remboursement, seules les cartes d’abonnement sont couvertes par l’employeur, qu’elles soient annuelles, mensuelles ou hebdomadaires.

Le remboursement des transports personnels

En outre, les entreprises peuvent également encourager l’usage de moyens de transport plus écologiques. Depuis quelques années, la législation permet aux employeurs de proposer un “forfait mobilités durables”, qui concerne les salariés utilisant des modes de transport alternatifs tels que le vélo ou le covoiturage. Ce forfait, bien que non obligatoire, est encouragé par l’État et permet de soutenir une mobilité plus responsable en entreprise, tout en offrant un avantage non négligeable aux salariés.

Dans le cas du covoiturage, si plusieurs salariés partagent un véhicule pour se rendre sur leur lieu de travail, l’employeur peut également participer aux frais sous certaines conditions. Le but est d’encourager une mobilité plus verte et de désengorger les routes, tout en réduisant les coûts de déplacement des salariés.

Comment se passe le remboursement des frais de transport ?

Le remboursement des frais de transport se fait sur présentation de justificatifs. Pour les abonnements de transport public, les salariés doivent fournir une copie de leur titre de transport ou de leur facture d’abonnement pour bénéficier de la prise en charge partielle par leur employeur. Ce remboursement se fait généralement chaque mois ou chaque trimestre, en fonction de la périodicité des abonnements et de la politique de remboursement de l’entreprise. Dans un cadre général, les bases de remboursement sont les suivantes : 

• Prise en charge à hauteur de 50 % du tarif de 2e classe sur la base du trajet le moins long

• Prise en charge proportionnelle au nombre d’heures de travail pour les salariés à temps partiel

Quant aux autres modes de transport comme le vélo ou le covoiturage, le forfait mobilités durables fonctionne différemment. Il ne repose pas sur des justificatifs d’abonnement, mais sur un montant forfaitaire défini par l’entreprise, pouvant aller jusqu’à 800€ par an et par salarié. Ce montant peut être versé annuellement ou de manière échelonnée, en fonction des arrangements pris avec les salariés.

Les limites de la prise en charge des frais de transport

Il existe toutefois certaines conditions qui peuvent faire en sorte que le salarié ne soit pas en droit de revendiquer un remboursement des frais de transports. Ces conditions sont les suivantes : 

• Le salarié habite dans un logement qui exclut les conditions de frais de transports pour se rendre à son travail.

• Le salarié dispose d’une voiture de fonction mise à sa disposition ainsi qu’un versement des frais de carburant et d'alimentation électrique.