Lettrage comptable : comment ça marche ?

Vous vous demandez ce qu’est le lettrage et pourquoi tout le monde en parle en comptabilité ? Si vous gérez des factures et des paiements, le lettrage est une étape incontournable pour garder vos comptes clairs et à jour. Pourtant, cette opération reste floue pour beaucoup d’entrepreneurs : qui doit s’en occuper, à quel moment, et surtout, comment s’y prendre sans perdre de temps ?

Dans cet article, vous découvrirez tout ce qu’il faut savoir sur le lettrage : son fonctionnement, son utilité, les outils disponibles pour vous simplifier la tâche, et même un exemple concret pour bien comprendre.

Qu’est-ce que le lettrage ?

Le lettrage comptable, c’est l’action de faire correspondre au moins deux écritures comptables entre elles, généralement dans un compte de tiers. Autrement dit, il s’agit de rapprocher une facture et son paiement, ou encore une facture fournisseur et son règlement, en leur attribut le même code unique, afin d’indiquer que la dette a bien été réglée. Le lettrage permet donc de faire le lien entre des écritures de nature différente mais qui se répondent.

Qui doit faire le lettrage ?

Le lettrage peut être réalisé par différents acteurs, selon l’organisation de l’entreprise. Dans les petites structures, ce sont souvent les dirigeants eux-mêmes ou leurs assistants administratifs qui s’en chargent, notamment lorsqu’ils tiennent une comptabilité simplifiée.

Dans les entreprises plus structurées, le lettrage est effectué par le service comptable ou par un expert-comptable, surtout lorsque la charge administrative devient trop lourde. Dans le cas des entrepreneurs qui délèguent leur comptabilité à un cabinet d’expertise comptable en ligne, le lettrage est souvent intégré dans les prestations proposées. C’est un vrai gain de temps et une sécurité pour éviter les erreurs.

Quand faire le lettrage ?

Le lettrage ne se fait pas n’importe quand, mais il ne suit pas non plus une fréquence figée. En général, on effectue le lettrage comptable de manière régulière pour assurer un bon suivi des comptes. Certaines entreprises le font chaque semaine, d’autres chaque mois, en fonction du volume d’écritures à traiter.

Dans tous les cas, il est vivement recommandé de faire le lettrage avant d’établir des documents comptables importants, comme la balance ou les comptes annuels. Il permet de s'assurer que les soldes sont justes et que les anomalies (factures oubliées, règlements partiels, paiements en double…) sont repérées et corrigées à temps.

Comment fait-on du lettrage ?

Concrètement, le lettrage peut se faire de deux manières : manuellement ou automatiquement.

Le lettrage manuel consiste à pointer soi-même les écritures qui se correspondent. On sélectionne par exemple une facture client et le paiement qui y est associé, puis on les lettre ensemble. Cette méthode permet un contrôle précis, mais elle peut vite devenir chronophage si l’on a beaucoup d’écritures à traiter ou des cas particuliers à gérer (règlement partiel, avoirs, escomptes…).

Chez Clementine.fr, nos experts-comptables peuvent se charger du lettrage manuel pour vous. C’est une solution idéale si vous ne souhaitez pas perdre de temps sur ces opérations ou si vous avez besoin d’un accompagnement personnalisé pour fiabiliser vos comptes.

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Le lettrage automatique, quant à lui, est proposé par la plupart des logiciels de comptabilité modernes. Il repose sur des règles simples : si une facture et un règlement ont le même montant, la même date (ou une date proche), et concernent le même client ou fournisseur, le logiciel peut automatiquement les rapprocher et les lettrer.

Pour simplifier encore plus les choses, Clementine.fr propose un logiciel de comptabilité avec lettrage automatique intégré. Il permet de gagner un temps précieux, tout en gardant une vue claire sur les règlements clients et fournisseurs. Le système identifie et suggère les correspondances, et vous n’avez plus qu’à valider ou ajuster si besoin.

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Est-ce que le lettrage est obligatoire ?

Sur le plan strictement légal, le lettrage comptable n’est pas une obligation pour toutes les entreprises. En revanche, il est exigé dans certains cas, notamment pour les entreprises soumises à la comptabilité d’engagement, c’est-à-dire la majorité des sociétés (SARL, SAS, etc.).

Même pour les structures en comptabilité de trésorerie (comme certaines entreprises individuelles), le lettrage est fortement conseillé pour assurer une comptabilité claire et à jour. C’est aussi un élément essentiel en cas de contrôle fiscal : un bon lettrage permet de justifier rapidement les paiements et les créances.

Quel est l’intérêt du lettrage ?

Le lettrage n’est pas qu’une opération technique : il joue un rôle stratégique dans la gestion de l’entreprise. Il permet de suivre précisément les encaissements et décaissements, de détecter rapidement les impayés ou les erreurs, et de piloter la trésorerie avec fiabilité.

Sans lettrage, difficile de savoir quelles factures sont en attente de règlement, lesquelles ont été payées partiellement, ou s’il y a eu un doublon de paiement. Cela peut entraîner des relances inutiles, des litiges avec les clients ou les fournisseurs, et une vision faussée de la santé financière de l’entreprise.

Autre avantage : un lettrage régulier facilite grandement le travail de fin d’exercice. Lorsqu’il faut établir le bilan ou faire appel à un expert-comptable, avoir des comptes lettrés permet d’économiser du temps et d’éviter les surprises.

Exemple de lettrage

Prenons un exemple concret de lettrage pour bien comprendre :

• Le 1er mars, une entreprise émet une facture de 2 000€ à un client.

• Le 15 mars, ce client règle la somme par virement bancaire.

En comptabilité, cela donne deux écritures :

• Une écriture au crédit du compte client (facture émise).

• Une écriture au débit du même compte (paiement reçu).

Le lettrage consistera à pointer ces deux lignes pour signifier que la dette est éteinte. Le compte client sera alors soldé, et aucune somme ne restera "en suspens". Cela simplifie la lecture des comptes, évite les confusions et montre que la relation commerciale a été régularisée.

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